서울의 중심 중구가 기록관리 체계를 한단계 업그레이드한다.

중구는 중구의 기록물을 체계적으로 보존·활용하고자 '중구 기록관 운영 규칙'을 제정해 2012년 6월12일자로 공포했다고 밝혔다.

이 규칙은 중구 기록관 설치 및 기록관 업무 근거를 마련하고, 체계적 기록물관리를 위한 세분화된 기록물관리 절차를 명시한 것이 특징이다. 또한 기록물의 신속한 검색·활용 및 안전한 보존을 위한 기록물의 전자화를 명시하고, 기록물관리 실태 점검 및 기록물의 열람·대출에 관한 근거를 마련했다.

'기록관'이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위해 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

규칙에 기록관은 기록 관리를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다고 했다. 중구의 기록관리를 담당하는 민원여권과장이 기록관장을 겸하는 셈이다. 기록관장은 구 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다. 또한 기록물관리법 시행령 7조부터 19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록·관리 기준을 작성·관리해야 한다.

그리고 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴·수집하기 위해 실태 조사, 소재 정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축해야 한다. 아울러 수집한 주요기록물 정보 자료와 민간기록물을 지식정보 자원으로 활용될 수 있도록 해야 한다. 기록물 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견 조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회를 거쳐 실시된다. 기록물평가심의회는 외부전문가 2명을 포함해 5명 이내로 구성된다. 기록관장이 위원장을 맡고 외부전문가는 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가 중에서 구청장이 위촉한다.

심의회 위원은 행정적, 사회문화적, 역사적 가치를 검토해 중요기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가 심의를 수행하도록 규정했다. 보존기간이 지났다고 기록물을 마구 폐기하는 악습을 없애기 위해서다.

기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다. 그리고 기록관과 처리과의 기록물중 활용가치가 높은 기록물에 대해 전자화를 추진해 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 한다. 전자화 기록물은 광파일에 저장하는 등 이중보존함으로써 중요기록물이 안전하게 보존될 수 있도록 했다.

기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람 및 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 출입관리대장을 작성해야 한다. 열람·대출할 수 있는 사람은 구 및 소속기관의 직원이다. 다른 기관 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 공무원이 아닌 사람은 정보공개법 절차에 따라 열람할 수 있다.

한편 중구는 자치구중 최초로 2007년부터 2011년까지 기록물전산화 5개년 계획을 세워 보존기간 준영구 이상 종이기록물 1만2천873권, 7만5천511건, 284만8천441면을 대상으로 전산화를 실시했다. 전산화를 마친 기록물은 항온항습기, CCTV, 가스식 자동화소화시설 등 전문적인 보존환경이 구축돼 있는 100.4㎡ 면적의 지하1층 서고에 보존하고 있다.

그리고 체계적인 기록관리를 수행할 수 있도록 전문적인 지식과 풍부한 경력을 갖춘 기록관리 전문요원을 2009년 12월 채용했다.